员工等个人信息的隐私保护方针

永旺株式会社

本公司将严格遵守《关于个人信息保护的法律》（下称“《个人信息保护法》”）、《关于在行政手续中使用特定个人识别编号等的法律》（下称“《编号使用法》”）以及本公司制定的《个人信息保护章程》等规范，妥善处理从永旺株式会社及其日本国内子公司（以下统称“永旺集团”）的高层干部、普通员工、兼职员工、派遣员工以及目前从事永旺集团业务的所有人员（以下统称“在职员工等”）、正在或曾经参加永旺集团高层干部、普通员工、兼职员工应聘考核的人员（下称“应聘考核人员等”）以及永旺集团的退职人员（以下统称“员工等”）处获得的员工等及其供养亲属的个人信息以及特定个人信息。

本隐私保护方针可能在未经预告的情况下发生变更。

使用员工等及其供养亲属的个人信息的目的

本公司将出于以下目的获得、持有、使用员工等及其供养亲属的个人信息：

  1. 办理应聘考核、入职手续、社会保险相关手续、提供福利待遇、开展业务联系、法律法规要求办理的各项手续以及其他雇佣管理方面的必要手续
  2. 办理丧葬嫁娶等各类事宜的手续及进行联络、以及办理随员工等的人事变动产生的必要手续
  3. 办理提供教育信息、调查受训对象、制定人才培养计划以及提供教育培训机会所需的必要手续
  4. 办理工资、奖金、退职金、企业养老金等相关业务
  5. 开展健康管理、安全管理，确保良好的就业环境，公司采取妥善措施以履行安全保障义务，员工等妥善开展健康管理
  6. 办理业务联系、业务活动方面的必要手续
  7. 寄送会刊等联络函
  8. 在开展本公司业务活动时，统计、分析、运用人事信息，挖掘、配备并培养为永旺集团人才战略提供坚实后盾的优秀人才
  9. 办理上述各项业务的配套业务

根据《员工等及其供养亲属的编号使用法》使用特定个人信息（个人编号以及包含个人编号的个人信息）的目的

本公司将出于以下目的在必要范围内获得、持有、使用员工等及其供养亲属的特定个人信息：

  1. 办理失业保险备案等的相关事务
  2. 办理健康保险、养老保险备案等的相关事务
  3. 办理国民年金3号被保险人备案等的相关事务
  4. 办理扣缴凭单制作及提交等以及扣缴的相关事务
  5. 办理财产形成住宅储蓄、财产形成年金储蓄的申报单、备案单以及申请表制作的相关事务
  6. 办理持股会相关法定文件编制及提供等的相关事务
  7. 办理报酬、费用、合约金以及奖金支付记录的制作及提交的相关事务
  8. 办理股份支付记录的制作及提交等的相关事务
  9. 办理上述各项业务的相关事务

共同使用个人信息

本公司可能与永旺集团各公司、永旺集团各公司的健康保险协会、永旺集团各公司的企业养老基金、永旺1%俱乐部、永旺美好生活俱乐部、永旺工会联合会以及永旺集团各公司的加盟工会共同使用员工等的个人信息（特定个人信息除外）。共同使用不会超过达成使用目的的必要范围。

  1. 共同使用人的使用目的

    见第一条中规定的使用目的

  2. 共同使用的个人信息项目

    人事与劳务管理信息 姓名、员工编号、出生日期、性别、住址、电话号码、所在单位、部门工作经历、职位、工作经历、工种、人事评价、自愿申报情况、表彰情况、惩戒情况、学历信息、家庭信息等
    薪酬信息 基本工资相关、奖金、各种津贴相关、出勤情况、所得税、居民税、扣缴情况等
    教育培训、能力信息 教育培训受训经历、持有证书情况、各类评定等
    福利待遇信息 各类婚丧事宜的相关信息、福利设施使用情况等
    社会保险信息 健康保险、养老保险、工伤保险、失业保险等
    健康信息（*） 体检结果信息、停职等相关的健康信息等（《劳动安全卫生法》第66条之10规定的个人压力测试结果除外）
    其他 促进就业所需的身心障碍相关信息、工伤事故的相关信息等
    • 健康信息在《劳动安全卫生法》第104条第3款以及《经营者为妥善处理劳动者身心状态相关信息所应采取措施的相关方针》要求制定的《永旺健康信息处理章程》中另行作出详细规定。

  3. 共同使用人的范围

    永旺集团各公司、永旺集团各公司的健康保险协会、永旺集团各公司的企业养老基金、永旺1%俱乐部、永旺美好生活俱乐部、永旺工会联合会以及永旺集团各公司的加盟工会

  4. 管理责任人

    吉田昭夫永旺株式会社董事兼总裁兼代表执行官
    地址：千叶县千叶市美滨区中濑1-5-1

获得个人信息的方法

除法律法规要求的情形之外，获得员工等的个人信息须征得员工等本人的同意。

披露个人信息等的要求

员工等本人亲自或由其代理人按照规定程序要求披露、修改、删除或停用员工等提供的个人信息等（下称“披露等”）时，本公司将在合理期限及范围内进行处理。

但下述情形则不予披露。确定不予披露的，通知时会附上相应理由：

  • 无法确认其人为所持个人信息本人的
  • 无法确认提出申请的代理人具有代理权的
  • 申请文件存在缺陷或提出要求的方式不符合本公司受理规定的
  • 要求披露等的对象信息不属于所持个人信息的
  • 可能损害本人或第三方的生命、身体、财产等权益的
  • 可能显著妨碍本公司正常开展业务的
  • 违反其他法律法规的
  • 根据《个人信息保护法》不负有披露等义务的其他情形

披露等的程序如下所示：

  1. 在职员工等

    按照本公司规定程序进行申请。

  2. (1)之外的人员

    1. 于向第七条中的本公司咨询窗口提出披露等要求的人员，寄送本公司制作的《个人信息披露等申请单》以及记录有申请单寄送地址、手续费和支付方法的程序指南。
    2. 申请受领《个人信息披露等申请单》等资料的人员，需按照程序指南中指定的方法支付手续费，并向申请单寄送地址寄送已填好必要事项的上述申请单及本人认证文件。
      通过代理人进行申请的，还需同时寄送代理人认证文件。
    3. 第七条中的本公司咨询窗口确认已受领上述②中的文件并收到足额手续费后，本公司即开始办理相关手续。属于前述不予披露事由的，部分或全部要求可能不予受理。

向第三方提供个人信息

未经员工等本人同意，本公司不会向业务委托方以及共同使用人之外的第三方披露或提供该员工等的个人信息。法律法规中有要求的或《个人信息保护法》中有规定的，则不在此限。

个人信息处理咨询窗口

永旺株式会社　总务部　人事部　员工个人信息负责人

地址：日本千叶县千叶市美滨区中濑1-5-1

电话号码：043-212-6000

成立于 2021 年 2 月 16 日
2021 年 3 月 16 日实施
2022 年 4 月 1 日修订